Compte 625 - Déplacements, missions et réceptions
Le compte 625 « Déplacements, missions et réceptions » enregistre en charges les frais de voyage, de déplacement et de représentation engagés dans l'intérêt de l'entreprise : billets de train, hôtels, restaurants, frais kilométriques, réceptions de clients. C'est un compte de charge (classe 6) qui augmente au débit. Ses subdivisions usuelles sont le 6251 (voyages et déplacements), le 6256 (missions) et le 6257 (réceptions), avec des règles de TVA différentes selon la nature de la dépense.
Définition
Le compte 625 est une charge du compte de résultat. Voyages, hébergement, restauration et frais de reception professionnels. Il constitue une subdivision du compte principal à trois chiffres dont il partage la logique d'ensemble, mais avec une finalité plus fine. Sa création par le Plan Comptable Général répond au besoin d'identifier, au sein d'une catégorie plus large, les opérations qui présentent un enjeu spécifique en termes de suivi, de contrôle interne ou d'information financière. Son utilisation relève le plus souvent du référentiel standard, même si certaines entités peuvent adapter le libellé pour mieux refléter leur activité réelle, dans le respect des règles de normalisation.
Sens débit/crédit
Le compte 625 augmente au débit et diminue au crédit. Son solde normal est débiteur.
| Nature | Charge (compte de résultat) |
|---|---|
| Augmentation | Débit |
| Diminution | Crédit |
| Solde normal | Débiteur |
Besoin de réviser les bases ? Consultez l'article Comprendre les Écritures Comptables : Débit, Crédit, Actif, Passif pour comprendre le fonctionnement général du débit, du crédit, de l'actif et du passif en comptabilité.
Écriture comptable type
Note de frais de déplacement : 300 € HT + 60 € TVA.
| Compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) | Ind. |
|---|---|---|---|---|
| 625 | Déplacements, missions | 300,00 | C↑ | |
| 44566 | TVA déductible sur ABS | 60,00 | A↑ | |
| 401 | Fournisseur | 360,00 | P↑ | |
| 360,00 | 360,00 | |||
Utilisation
En pratique, le compte 625 est débité du montant hors taxes de la charge engagée, par le crédit d'un compte de tiers ou de trésorerie. La TVA déductible est enregistrée séparément dans le compte 44566. À la clôture de l'exercice, le solde est viré au compte de résultat et participe à la formation du résultat d'exploitation, financier ou exceptionnel selon sa nature. Les écritures doivent être appuyées sur des factures conformes aux obligations fiscales et rattachées à l'exercice concerné grâce aux mécanismes de cut-off (charges à payer, charges constatées d'avance).
Subdivisions du 625 et règles de TVA
Le choix de la subdivision et la récupération de la TVA sont les deux points de vigilance de ce compte. La TVA sur les dépenses d'hébergement des salariés et dirigeants n'est jamais déductible, alors qu'elle l'est sur la restauration.
| Compte | Contenu | TVA déductible ? |
|---|---|---|
| 6251 - Voyages et déplacements | Train, avion, taxi, indemnités kilométriques, péages, parking | Non sur le transport de personnes. Oui sur péages et parking (avec facture) |
| 6255 - Frais de déménagement | Déménagement de l'entreprise ou mutation d'un salarié | Oui |
| 6256 - Missions | Hôtel et repas des salariés et dirigeants en déplacement professionnel | Non sur l'hôtel (hébergement). Oui sur les repas |
| 6257 - Réceptions | Repas d'affaires avec des clients, événements, cocktails | Oui, avec facture au nom de l'entreprise et mention des invités |
Les indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel se calculent selon le barème fiscal annuel et s'enregistrent au 6251, sans TVA. Au-delà du barème, l'excédent constitue un complément de rémunération soumis à cotisations.
Comptes liés
Le compte 625 s'utilise conjointement avec plusieurs autres comptes du PCG. Parmi les comptes directement liés : 6251 - Voyages et déplacements, 6256 - Missions, 6257 - Réceptions. Chaque fiche détaille le sens débit-crédit et les cas d'emploi spécifiques du compte concerné.
FAQ
Le compte 625 est-il un compte d'actif, de passif, de charge ou de produit ?
Le compte 625 « Déplacements, missions et réceptions » est un compte de charge (classe 6). Il augmente au débit et figure au compte de résultat dans les charges externes.
Quelle différence entre 6251, 6256 et 6257 ?
Le 6251 enregistre les frais de transport (train, avion, indemnités kilométriques, péages). Le 6256 couvre les frais de mission : hôtel et repas du salarié en déplacement. Le 6257 enregistre les réceptions : repas d'affaires et événements avec des tiers (clients, partenaires).
La TVA sur l'hôtel et le restaurant est-elle récupérable ?
La TVA sur l'hébergement (hôtel) des salariés et dirigeants n'est pas déductible. La TVA sur la restauration l'est, que ce soit en mission (6256) ou en repas d'affaires (6257), à condition de disposer d'une facture conforme au nom de l'entreprise.
Comment comptabiliser des indemnités kilométriques ?
Au débit du 6251 pour le montant calculé selon le barème kilométrique fiscal en vigueur, en contrepartie du crédit du 421 (personnel) ou du 512. Aucune TVA n'est récupérable sur les indemnités kilométriques.
Les frais de réception sont-ils déductibles fiscalement ?
Oui s'ils sont engagés dans l'intérêt de l'entreprise et justifiés (facture, identité des invités, objet professionnel). Des dépenses somptuaires ou disproportionnées peuvent être réintégrées. Les cadeaux clients relèvent eux du compte 6234.
Ce compte fait partie du programme du DCG (UE9 Comptabilité et UE10 Comptabilité approfondie). Retrouvez les modèles d'écritures, les exercices corrigés et les annales dans nos fiches de révision :
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- ANC - Plan comptable général (règlement n° 2014-03 modifié)
- BOFIP - Bulletin officiel des finances publiques (doctrine fiscale)