DSCG 2022 UE 5 Management des systèmes d’information : sujet et corrigé

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Le sujet de l’UE 5 Management des systèmes d’information du DSCG 2022 comptait 3 dossiers : construction du système d’information, mise en œuvre d’un workflow facture durant l’année de transition en 2022 et équipement de nouveaux systèmes d’information.

Vous trouverez ici le sujet officiel en PDF et une proposition de corrigé Max Compta, question par question, alignée sur les éléments indicatifs du corrigé officiel du CRCF. L’épreuve durait 3 heures, coefficient 1.

Dossier 1. Construction du système d’information (6 points)

1.1. Définir la notion de gouvernance des systèmes d’information et préciser pourquoi il est important de la redéfinir dans ce contexte.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : La stratégie et la gouvernance des SI › La gouvernance des SI

Définition

Le mot gouvernance renvoie à l’art ou à la manière de gouverner un système. Appliquée aux SI, elle désigne les moyens de gestion et de régulation qu’une organisation met en place pour atteindre ses objectifs stratégiques.

• Elle fixe les rôles et les responsabilités de chaque acteur, c’est-à-dire ses droits et ses devoirs, afin de créer plus de synergies.
• Grâce à elle, les processus du SI et son organisation sont connus en profondeur, et l’ensemble devient moins complexe.
• Elle aide ainsi à décider pour tout le SI, et donc à le rendre plus efficace.

Pourquoi la redéfinir ici

Dès qu’une transformation ou un changement d’organisation touche le SI, il est important de redéfinir sa gouvernance.

C’est le cas chez SD3i. Les acteurs, les responsabilités, l’infrastructure et les objectifs stratégiques des nouvelles organisations changent, entre autres.

1.2. Modéliser le nouveau schéma d’architecture que les trois sociétés doivent atteindre fin 2022.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : L’architecture et l’urbanisation du SI › Le schéma d’architecture et son évolution

Partie droite du schéma : ITrace et cloud

• ITrace Espagne reste identique.
• Les solutions cloud, en SaaS, restent identiques. Ce mode de distribution est facturé au service, et l’administrateur peut le cloisonner facilement.

Deux groupes cloud / SaaS sont aussi acceptés en bonne réponse.

Siège SD3i, Software Intelligence

• La GED de Digital Integration disparaît.
• La base de données ne couvre plus SD3i France : Elle devient SD3i Lux + Espagne.
• Le lien VPN avec Digital Integration est supprimé.
• Les autres solutions du groupe restent en l’état.

Digital Integration

• Un serveur de sauvegarde est ajouté.
• La société reçoit sa GED et son ERP.
• Une base de données est créée pour l’ERP et la GED.
• Un annuaire Active Directory peut être ajouté : Il est optionnel.
• Le VPN est supprimé.
• Le modem / routeur reste en place pour le CRM et la messagerie.

Schéma cible à fin 2022

1.3. Définir pour ce projet deux facteurs clés de succès pour réussir cette transformation.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Les projets SI › Les facteurs clés de succès et les risques du projet

Le sujet en demande deux. Chacun des facteurs suivants peut être retenu.

• Une gouvernance bien définie, que les différentes directions générales ont validée. On peut y ajouter la définition d’un nouveau schéma directeur pour chacune des DSI.
• Une analyse et un audit bien conduits. Ils servent de base pour bien définir un projet de transformation du SI.
• La coopération entre les entités du groupe SD3i. Elle est indispensable pour réussir à changer sans perdre de valeur.
• La communication auprès de tous les acteurs, pour anticiper la conduite du changement dans les procédures.
• La qualité de prestation des intervenants. Les membres du projet sont choisis selon leur expérience et leurs compétences. Cela vaut aussi, s’il y a lieu, pour les prestataires et les fournisseurs de services du SI.
• Des utilisateurs finaux qui adhèrent à la nouvelle organisation du SI. Cela passe aussi par la définition des nouveaux rôles chez Digital Integration.
• Le respect du planning que la direction de SD3i a fixé pour cette transformation.
• Le suivi des bonnes pratiques de projet et de référentiels comme ITIL. Ils servent à assurer les changements dans le SI tout en écartant les risques de sécurité et de perte de données.

Dossier 2. Mise en œuvre d’un workflow facture durant l’année de transition en 2022 (7 points)

2.1. Énoncer au minimum 4 typologies différentes de factures d’achat fournisseur qui doivent être classifiées dans l’outil de Workflow.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : L’audit et la conformité des SI › Le workflow de validation des factures

Le sujet en demande au moins quatre. Les typologies admises sont les suivantes.

• La quittance de loyer, traitée à part des factures d’achat.
• La note de frais, elle aussi traitée à part des factures d’achat.
• La facture engagée : Elle fait suite à une commande, un devis, un marché ou un contrat, par exemple.
• La facture non engagée : Aucun engagement validé ne la précède.
• La facture de frais généraux, en général non engagée.
• La facture de consommation, variante des frais généraux.
• La facture d’immobilisation. On peut aussi distinguer les factures immobilisables engagées et non engagées.
• La facture non immobilisable. On peut là aussi prévoir deux variantes, avec ou sans engagement.
• La facture d’exploitation, liée à l’activité. Son nom peut varier.
• La facture de sous-traitance, généralement engagée.

2.2. Définir de manière optimisée le tableau des circuits de validation des factures pour l’outil de Workflow.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : L’audit et la conformité des SI › Le workflow de validation des factures

Le tableau reprend le format de l’annexe 2 et applique les règles de l’annexe 4.

Une case vide en Organisation ou en Types de facture vaut pour toutes les organisations ou tous les types. Le logiciel retient le circuit le plus haut du tableau : La ligne des notes de frais, dont la règle prime sur les autres, vient donc en tête.

2.3. Décrire les étapes de mise en œuvre d’un Workflow Facture en précisant la méthodologie de projet employée.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Les projets SI › Les méthodes de conduite de projet

Les étapes de mise en œuvre

Un workflow facture suit les étapes de tout projet informatique. Il compte au moins quatre phases :

• L’analyse.
• Le paramétrage ou le développement.
• La recette (technique, fonctionnelle ou métier, par exemple).
• La formation et l’accompagnement à la mise en production.

La méthodologie employée

En général, on retient la méthode traditionnelle (en cascade) ou le cycle en V. Cette méthode reprend les étapes du projet type ci-dessus.

Cette approche est recommandée. Toutes les factures passent en général en production à une seule date, et le planning du projet s’organise efficacement autour de cette date de bascule.

Une méthode agile est également possible si la mise en production se fait par étapes, par exemple par typologie de facture. Elle est itérative : Plusieurs sprints, ou mini-projets, s’enchaînent et livrent chacun une partie de la solution.

En revanche, les autres méthodologies, par exemple celle du chemin critique, Prince2, les méthodes adaptatives ou le Lean management, ne conviennent pas. Dans ce contexte, aucune ne peut décrire le projet.

2.4. Donner la définition de la Factur-X et exposer un avantage de sa mise en œuvre pour les organisations.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Organiser et échanger les données › Factur-X et l’interopérabilité

Définition

La Factur-X désigne le nouveau standard européen en matière de facture électronique. Ce standard répond aux évolutions légales et techniques nées de l’électronique.

Ce modèle de facture est dit mixte ou hybride. Il réunit obligatoirement deux documents :

• Une facture PDF, qui sert à l’archivage.
• Un fichier de données XML, grâce auquel les logiciels destinataires traitent la facture automatiquement.

Avantages

Le sujet en demande un. Plusieurs sont possibles.

• Les données n’ont plus à être saisies à la main, ce qui évite les erreurs. L’intégration de la facture dans les flux entrants peut aussi être automatisée.
• Elle limite le risque que des données comptables et fiscales soient falsifiées tout au long de la chaîne de traitement.
• Transmettre et traiter une facture entre organisations prend moins de temps.
• Elle améliore les échanges entre entreprises européennes, qui partagent une même norme.

Dossier 3. Équipement de nouveaux systèmes d’information (7 points)

3.1. Définir les deux modes de distribution (SaaS et On Premise) et proposer des arguments permettant de choisir un type de distribution pour chaque application.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Les prestataires et la gestion des connaissances › Le SaaS, le sur site et le cloud

Le mode On Premise

On Premise veut dire « sur site ». L’infrastructure informatique et les logiciels sont alors hébergés et maintenus par le service informatique de l’entreprise elle-même. L’entreprise investit pour cela dans une licence, achetée à l’éditeur de la solution.

Le mode SaaS

SaaS signifie Software as a Service, soit « logiciel en tant que service ». C’est une solution applicative hébergée dans le cloud. Un tiers, appelé fournisseur de service, l’exploite en dehors de l’entreprise ou de l’organisation.

On y accède à la demande par une connexion Internet, depuis un navigateur web. Le client paie en général un abonnement mensuel, calculé sur le nombre d’utilisateurs ou sur le service consommé.

CRM

Le marché propose en général le CRM en SaaS. Ce mode s’ajuste avec souplesse aux besoins de l’organisation : Le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités souhaitées.

Il faut aussi pouvoir accéder facilement au CRM, par exemple par mobile ou depuis un accès web public. L’héberger dans le cloud est alors un avantage.

ERP

Pour les grandes organisations, l’offre est surtout en On Premise, même si certains éditeurs vendent des ERP spécifiques en SaaS.

À retenir : L’ERP est central pour la production et la gestion financière des entreprises. L’héberger dans son propre SI donne une maîtrise supplémentaire de la sécurité.

GED

Le marché propose en général la GED en On Premise. Les arguments sont la sécurité des accès et la maîtrise du stockage des documents. Ce stockage peut coûter moins cher quand il est internalisé.

3.2. Citer un avantage et un inconvénient distinct d’une solution « tout en un ».

Dans la fiche Max Compta UE 5 : L’architecture et l’urbanisation du SI › L’ERP, le CRM et le système intégré

Chaque argument ci-dessous peut se présenter comme un avantage ou comme un inconvénient. Certains sont les deux à la fois : Ils ne comptent pas alors comme deux réponses distinctes.

• Le prestataire unique. Un seul fournisseur édite ou distribue la solution. La relation client-fournisseur et la gestion administrative en sont plus simples. En revanche, trois solutions dépendent alors d’un seul fournisseur, et le risque grandit si ce prestataire fait défaut.
• L’interopérabilité des applications dans le SI. La solution est nativement interconnectée et dispose de référentiels uniques et communs. L’organisation y gagne en valeur. Elle n’a pas non plus à créer d’interfaces entre les trois applications pour faire circuler les données ou rendre la navigation plus simple pour l’utilisateur.
• Les coûts et la simplification du SI, qui sont un avantage. Avec cette architecture applicative, les coûts d’exploitation baissent. L’administration est plus simple, puisque tout se trouve sur une même plateforme.
• L’impossibilité de choisir la meilleure solution dans chaque domaine, qui est un inconvénient. Pour l’organisation, un ensemble CRM + ERP + GED vaut sans doute moins que trois solutions choisies une à une.
• L’obligation de choisir entre SaaS et On Premise pour l’ensemble, car des solutions mixtes compliqueraient l’architecture. Le mode retenu ne convient donc peut-être pas à chaque application.

3.3. Dans le cadre du RGPD, est-ce que le DPO actuel du groupe SD3i peut devenir le DPO de la société DIGITAL INTEGRATION après le 1er janvier 2022, tout en conservant sa position de DPO pour les 2 autres sociétés ? Expliquer votre réponse.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Les risques SI et le RGPD › Le DPO et sa mutualisation

Réponse

Oui. Un DPO peut être mutualisé : Plusieurs entités peuvent partager le même. Il peut aussi venir de l’extérieur de l’organisation et servir plusieurs sociétés, y compris celle qui a quitté le groupe SD3i.

Justification

L’article 37 du RGPD permet à un groupe d’entreprises de désigner un seul DPO. La condition : Ce délégué doit être facilement joignable à partir de chaque lieu d’établissement.

Le même article prévoit que le DPO « peut être un membre du personnel du responsable du traitement ou du sous-traitant, ou exercer ses missions sur la base d’un contrat de service ».

Une même personne peut donc être DPO de plusieurs entités juridiques distinctes. Cette solution intéresse surtout les groupes formés de plusieurs personnes morales distinctes.

Ce cumul ne doit pas créer de conflit d’intérêts (article 38, paragraphe 6, du RGPD).

Questions fréquentes

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