DSCG 2023 UE 5 Management des systèmes d’information : sujet et corrigé

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Le sujet de l’UE 5 Management des systèmes d’information du DSCG 2023 comptait 3 dossiers : conception de la GED, direction de projet et impact de la nouvelle loi de finances 2024-2026.

Vous trouverez ici le sujet officiel en PDF et une proposition de corrigé Max Compta, question par question, alignée sur les éléments indicatifs du corrigé officiel du CRCF. L’épreuve durait 3 heures, coefficient 1.

Dossier 1. Conception de la GED (6 points)

1. Sur la typologie de document « Facture » présent en annexe 1, un certain nombre de mots clés permettent de qualifier le document afin de le retrouver efficacement. Proposer deux mots clés supplémentaires pertinents pour qualifier la facture en GED afin d’améliorer la recherche de ce type de document. Ces mots clés complémentaires doivent être conformes du point de vue du RGPD.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Organiser et échanger les données › Le plan de classement et les métadonnées

Le sujet demande deux mots clés. Ils sont à choisir parmi les réponses suivantes.

Mots clés possibles

• Date de période, ou date de début et date de fin de période : Ces dates situent les prestations facturées. Elles serviront plus tard à calculer les charges ou les produits constatés d’avance au moment du bilan.
• Date de comptabilisation : Selon le contexte, elle peut s’écarter de la date d’enregistrement.
• Référence d’engagement ou de livraison : Elle renvoie au devis, à la commande, au marché ou au contrat.
• Date de paiement ou d’échéance : La date de paiement vaut mieux que la condition de paiement, qui n’aiderait pas à chercher efficacement dans la GED.
• Montant HT ou montant TTC : On peut retrouver la facture par sa somme.
• Type, montant ou taux de TVA : Ces données peuvent aider à chercher une catégorie de factures.

D’autres mots clés peuvent porter sur une particularité de paiement, comme un escompte, un affacturage ou une écotaxe. Ils peuvent aussi concerner l’exercice, voire la solution comptable qui a reçu la facture quand plusieurs applications coexistent.

Si l’activité l’exige, le mot clé peut reprendre le client livré ou l’entité facturée, par sa référence et sa raison sociale. Sans cette nécessité, il n’est pas conforme au RGPD.

Réponses à écarter

Ces mots clés ne sont pas conformes au RGPD ou ne conviennent pas à une GED :

• Le détail des lignes de la facture : Références des produits ou services, prix unitaires, quantités.
• L’adresse du fournisseur, du client ou de livraison, et les contacts (nom, téléphone, e-mail). Il en va de même du Siret, du Siren et du numéro de TVA intracommunautaire.
• Les informations de comptabilisation générale ou analytique.
• Les informations sur les opérateurs internes, c’est-à-dire les utilisateurs chargés de la facture.
• Les avis personnels sur la facture et les commentaires liés à l’activité, pour une raison de confidentialité.

2. Le plan de classement indique que la facture d’achat a un numéro de pièce unique en GED. En conséquence, comment traiter une facture erronée d’un fournisseur dans le cas où celui-ci décide de renvoyer une version corrigée ? La réponse doit respecter la législation comptable.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : L’audit et la conformité des SI › La conservation des factures et la valeur probante

Traitement de la facture erronée

La loi impose à l’entreprise d’enregistrer chaque facture fournisseur reçue par un canal conforme.

Pour préserver la traçabilité, que les nouvelles lois de finances renforcent encore, l’entreprise signale la non-conformité au fournisseur. En général, elle bloque aussi le paiement.

Pour un traitement conforme, la facture corrigée doit obligatoirement porter un nouveau numéro. La facture erronée doit, elle, être annulée par un avoir.

Les exceptions tolérées en pratique

Une exception possible : La facture reçue avec une qualité d’impression insuffisante. L’entreprise devrait alors demander un duplicata. Mais dans la plupart des GED, un accès administrateur lui permet de remplacer le document par une version plus lisible.

Dans tous les cas, le but reste le même : Ne jamais supprimer la traçabilité ni changer la piste d’audit fiable.

3. Dans la nouvelle version de la GED, vous disposez d’un calendrier de conservation qui effectue une « purge » des documents au-delà d’une période programmée vis-à-vis d’une date de référence. Quels sont les paramètres qui doivent être programmés pour la facture d’achat afin de ne plus conserver les documents au-delà du temps de conservation légal ?

Dans la fiche Max Compta UE 5 : L’audit et la conformité des SI › La conservation des factures et la valeur probante

Le calendrier de conservation doit programmer la purge selon deux paramètres :

• Date de référence : La clôture de l’exercice.
• Période : 10 ans après cette date.

Toute réponse conforme à cette législation comptable est acceptée. Comme le sujet ne donne pas la date de clôture, un délai de 11 ans depuis l’établissement de la facture convient aussi.

4. Pour valider le Bon à payer d’une facture, les utilisateurs acteurs du Workflow Facture auront accès à la GED. Quels sont les documents qui leurs permettront de valider le Workflow ?

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Les prestataires et la gestion des connaissances › La GED et la gestion des connaissances

Pour valider le bon à payer, les utilisateurs peuvent s’appuyer sur plusieurs types de documents :

• Les pièces d’engagement : Devis, commandes, marchés, contrats.
• Les pièces de livraison : Bons de livraison, comptes rendus d’intervention, étiquettes de traçabilité.
• Les factures précédentes portant sur les mêmes produits ou venant du même fournisseur.
• Les documents qui entourent le contenu de la facture : Situations de travaux, pièces de projet, certificats réglementaires, contrats.

5. D’un point de vue du RGPD, quelles sont les limitations ou les règles à respecter sur les documents du Plan de classement Achat ?

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Les risques SI et le RGPD › Les traitements courants et les droits des personnes

Les limitations ou règles à respecter sont les suivantes.

Sécuriser les documents

Les documents d’achat portent des données personnelles ou sensibles : Un système de sécurité s’impose. Pour protéger leur confidentialité, l’entreprise les range dans des espaces protégés, à l’accès contrôlé (GED, système d’archivage électronique, placards sécurisés).

Gérer la durée de conservation

Le RGPD ne permet pas de garder un document à données sensibles ou personnelles plus longtemps que la durée légale. L’entreprise fixe donc des règles pour gérer cette durée. Deux moyens possibles : Un calendrier de conservation dans une GED, ou un inventaire interne régulier.

Informer les personnes concernées

L’entreprise informe les fournisseurs et les tiers de leurs droits sur les informations collectées par les documents échangés : Accès, rectification, opposition et suppression.

Tenir un registre

L’entreprise tient à jour un registre où elle déclare les informations personnelles que détient chacun de ses systèmes d’information. Les documents du plan de classement achat y figurent.

Gérer les droits des utilisateurs

Un document d’achat peut porter des informations sensibles ou confidentielles, comme l’adresse, le téléphone ou l’e-mail du fournisseur. Le RGPD les admet, car l’exercice du contrat en a besoin. Mais tout le personnel n’a pas à les consulter ni à les diffuser. D’où une gestion des accès.

Anonymiser

Les informations personnelles sur un individu, comme le numéro de sécurité sociale porté sur une facture de soin, sont anonymisées sans toucher à la valeur probante du document. Le document est certes altéré, mais sa finalité comptable garde sa valeur.

Dossier 2. Direction de projet (8 points)

6. Pour piloter l’ensemble de vos projets au sein du programme de bascule des clients de l’ESN, vous décidez d’organiser un Comité de pilotage mensuel. Quels sont les participants à convier à ce comité ?

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Les projets SI › Les phases et les acteurs du projet

Le comité de pilotage rassemble ceux qui ont un rôle dans l’ensemble du projet. Dans ce cas, il faut convier :

• Le chef ou directeur de projet : C’est votre rôle dans le cas, et c’est vous qui animez ce comité.
• Le sponsor du projet : Membre de votre direction, il finance le budget du programme. En ESN, ce rôle revient en général à un directeur opérationnel.
• Les membres de l’équipe : Selon l’ordre du jour, celui qui maîtrise un sujet peut intervenir. Le chef de projet de votre équipe peut aussi être convié.
• Le donneur d’ordre du programme : C’est votre client, pour le compte duquel ce programme de projet est mené. Le programme répond ici au souhait de votre direction générale, qui délègue en général ce rôle à un manager opérationnel.

Ce comité se tient au niveau du programme de projet. Les clients chez qui les bascules ont lieu n’y sont donc pas invités. Ils iront aux comités projets (COPROJ) qui les concernent.

7. Décrire la méthodologie de projet employée pour basculer un client de GED à partir des informations présentées en annexe 2 et 3. Justifier ce choix de méthodologie en décrivant les avantages et les inconvénients.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Les projets SI › Les méthodes de conduite de projet

La méthodologie employée

Il s’agit d’un cycle en V ou en cascade. Les tâches s’enchaînent sans itération : Analyse, installation et paramétrage, recette, formation, mise en production.

Ces deux approches diffèrent sur un point : Seule la cascade interdit de revenir aux étapes précédentes.

Les runs de transfert de données font exception. Le run 2 complète le run 1, ce qui se rapproche du modèle itératif. Cette exception ne qualifie pas pour autant toute la méthodologie du projet.

Avantages pour ce programme

• Elle convient à un programme fait de projets identiques : Les ressources se spécialisent et les tâches semblables se mènent en parallèle plus facilement.
• Le projet est plus simple à gérer et à piloter, car la cible se voit nettement dès le début (effet tunnel). L’audit fixe déjà les résultats attendus.
• La conduite du changement reste limitée. Il s’agit de passer à une nouvelle version : Outil, éditeur et projet sont déjà connus du client et des utilisateurs.
• Le projet est court : Le cycle en V s’y prête mieux et gagne en efficacité.

Inconvénients pour ce programme

• Comme les projets se répètent, l’équipe risque l’excès de confiance : Une particularité peut lui échapper, ou une tâche de la méthodologie peut être négligée.
• Elle manque de souplesse face à un projet ou un client très particulier. Par exemple, un client peut vouloir mener un projet d’amélioration continue en parallèle de la bascule. Une méthode itérative serait alors plus adaptée.
• Client et fournisseur communiquent peu. La maîtrise d’œuvre (MOE) reçoit beaucoup d’autonomie et le client participe peu aux phases d’intervention. La recette peut alors durer beaucoup plus longtemps que prévu au départ.
• La période de garantie après la mise en production est généralement plus longue, pour laisser au client le temps d’évaluer le projet.

8. Donner deux critères d’organisation du programme de projet à l’aide des éléments présentés au sein des annexes 2 et 3 afin de réaliser les 100 bascules clients en un minimum de temps. Vous présenterez ensuite un Gantt du programme pour les 5 premières bascules.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Les projets SI › Le diagramme de Gantt et le réseau PERT

Critères d’organisation

Le sujet demande deux critères. Pour enchaîner le plus de bascules possible dans le temps le plus court, l’organisation doit tenir compte de ce qui suit.

• Mener de front les étapes de plusieurs bascules, sans attendre qu’une bascule soit finie. Les ressources sont spécialisées : Elles attendent ainsi moins longtemps entre deux projets.
• Fixer des priorités entre les étapes des bascules, pour qu’aucune ressource ne reste sans charge. Les étapes 2 et 3 sont indépendantes et les étapes 7 et 8 peuvent être simultanées, ce qui rend la chose possible.
• Répartir les étapes situées sur le chemin critique des projets, afin de réduire les risques. Cela permet d’avancer d’autres bascules au regard du chemin critique de l’une d’elles.
• Mutualiser la gestion de projet, qui est transverse à tous les projets.

Gantt des cinq premières bascules, en un minimum de temps

Le Gantt tient en quatre parties qui se suivent. Chaque colonne est une période. Chaque lettre et chaque couleur désignent une bascule, de A à E. Le chiffre renvoie à l’étape de l’annexe 2.

Deux précisions de l’annexe 3 permettent cette optimisation :

• Les étapes 2 et 3 peuvent se dérouler en même temps, et l’installation peut même passer avant la correction.
• La gestion de projet n’est rattachée à aucun projet en particulier : Elle peut être transverse à plusieurs bascules.

9. Après avoir défini la notion d’urbanisation du Système d’information, présenter un minimum de trois éléments de révision des documents d’urbanisation dans le cadre des bascules de GED chez vos clients.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : L’architecture et l’urbanisation du SI › La démarche d’urbanisation

L’urbanisation du SI

Urbaniser le SI, c’est vérifier que toute évolution ou transformation garde sa cohérence avec les objectifs métiers et opérationnels de l’entreprise. La démarche s’inscrit dans la stratégie du SI.

Son enjeu principal : Piloter la transformation continue du SI. Elle garde aussi le SI applicatif homogène à chaque évolution, ou à chaque changement de processus informatique.

Pour schématiser le SI, elle emprunte ses concepts à l’aménagement des villes et du territoire. Ses livrables traitent donc d’infrastructure, de flux, de services, d’organisation, d’utilisateurs, ainsi que de sources de données et de valeurs.

Les éléments à réviser

La bascule de GED touche l’urbanisation sur plusieurs éléments, qu’il faut réviser ici. Le sujet en demande au moins trois.

• Infrastructure technique : La nouvelle GED reçoit un dossier d’architecture technique (DAT) qui lui est propre, et ce dossier entre dans l’urbanisation du SI.
• Interfaces : Interfaces et technologies peuvent changer avec la nouvelle GED. L’urbanisation doit au moins décrire les flux que les autres applications du SI dirigeront vers elle.
• Sécurité : La GED sert des utilisateurs. L’urbanisation s’assure donc que l’accès au service respecte leurs profils et leurs sessions de connexion.
• Processus : Les éventuelles nouvelles fonctionnalités de la GED se cataloguent dans l’urbanisation pour leur exploitation, sous forme de cartographie des processus.
• Architecture applicative : La nouvelle GED remplace l’ancienne et forme une application distincte, avec ses versions et ses serveurs applicatifs, principaux et secondaires (base de données, stockage). La mise à jour de l’urbanisation doit les identifier.

Dossier 3. Impact de la nouvelle loi de finances 2024-2026 (6 points)

10. Définir le rôle des PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) dans la cadre de la mise en place de la nouvelle loi de finances 2024-2026.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : L’architecture et l’urbanisation du SI › La facturation électronique et les plateformes

Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un service assuré par un prestataire certifié. Grâce à elle, l’entreprise émet et reçoit ses factures aux nouvelles normes.

La nouvelle loi de finances 2024-2026 pose un calendrier. À partir de ces dates, chaque entreprise française devra faire passer toutes ses factures de vente (factures clients) par le portail public de facturation (PPF) ou par une PDP, à son choix. Dans le même temps, elle trouvera ses factures d’achat (factures fournisseurs) sur la plateforme retenue.

La PDP sert alors d’intermédiaire : Mandatée par l’entreprise, elle simplifie le dépôt et la récupération des factures. Sa valeur ajoutée tient à plusieurs points :

• Le suivi : Traçabilité et pilotage des factures.
• Des services complémentaires : Affacturage, recouvrement, information sur la solvabilité.
• Surtout, la conversion des flux, par exemple pour les factures EDI de certains secteurs (transports, industrie).

11. Citer deux arguments qui ont motivé le législateur à rédiger la nouvelle loi de finances 2024-2026. Pourquoi cette loi précise les années 2024 à 2026 ?

Dans la fiche Max Compta UE 5 : L’architecture et l’urbanisation du SI › La facturation électronique et les plateformes

Les motivations du législateur

Le sujet demande deux arguments. Ils sont à choisir parmi les suivants.

• Lutter contre la fraude à la TVA.
• Automatiser les déclarations légales des entreprises.
• Permettre et faciliter les contrôles.
• Mieux connaître l’économie et la conjoncture, grâce à des études et des statistiques.
• Rendre les entreprises plus compétitives en digitalisant les factures, ce qui diminue les coûts de traitement.

Pourquoi les années 2024 à 2026

L’entrée en vigueur s’échelonne de 2024 à 2026 selon la taille des entreprises :

• Grandes entreprises : Dès 2024.
• ETI : 2025. Critères de l’Insee : Moins de 5 000 personnes et chiffre d’affaires inférieur à 1 500 M€.
• PME : 2026. Critères de l’Insee : Moins de 250 personnes et chiffre d’affaires inférieur à 50 M€.

Réponse acceptée : Un calendrier qui dépend de la taille de l’entreprise.

12. Dans quelles mesures le plan de classement achat évoqué en annexe 1 doit ou ne doit pas être mis à jour dans le cadre de la nouvelle loi de finances 2024-2026 ?

Dans la fiche Max Compta UE 5 : Organiser et échanger les données › Le plan de classement et les métadonnées

Le plan de classement achat de l’annexe 1 n’appelle ni obligation ni changement.

Des ajouts facultatifs restent possibles :

• La date à laquelle la facture est reçue sur le PPF, par exemple.
• Dans le dossier Facture, une nature de document de plus pour le nouveau format électronique, par exemple Factur-X.

13. Concernant la sécurité du système d’information, décrire au moins trois points d’attention que la DSI (Direction des systèmes d’information) doit intégrer dans la cadre de la mise en œuvre de la nouvelle loi de finances 2024-2026.

Dans la fiche Max Compta UE 5 : La politique de cybersécurité › Les objectifs de sécurité

Le sujet demande au moins trois points d’attention. Ils sont à choisir parmi les suivants.

Contrôle d’accès

Les factures sont des données sensibles et stratégiques, et elles vont circuler par une plateforme située hors de l’entreprise. Un contrôle d’accès protégera leur dépôt et leur récupération.

Deux exigences en découlent pour la sécurité du SI. L’accès doit durer, pour que la législation soit respectée. Le profil ne doit pas pouvoir être usurpé : Un tiers pourrait voler les données de facturation ou saboter les déclarations (fausses factures, arnaque au RIB, vol d’identité, hameçonnage).

Confidentialité des informations

Jusqu’ici, l’entreprise détenait en interne les originaux de ses factures de vente et d’achat. Avec la nouvelle loi, la plateforme retenue, PPF ou PDP, sert de référentiel des factures.

L’organisation des habilitations doit donc être maintenue : Seules les personnes concernées accèdent aux factures, et leurs informations confidentielles ne sont pas divulguées.

Autonomie et intégrité des données

Tant que durent la validité et la conservation légale des documents, l’entreprise doit pouvoir les présenter. La GED garde donc son utilité : Elle protège l’intégrité des données des factures, à l’achat comme à la vente. En outre, le PPF ne reprend pas l’historique des factures de l’entreprise.

RGPD

Qu’une facture soit déposée sur le PPF ou qu’elle transite par une PDP, l’entreprise en reste responsable au regard du RGPD. Ces factures entrent donc dans son système d’information, et les processus RGPD valent aussi pour elles : Anonymisation, pseudonymisation, droit à l’oubli, contrôle d’accès.

Haute disponibilité des flux de factures

Si la loi impose, à partir de 2024-2026, de faire passer toutes les factures de vente par le PPF ou une PDP, le chiffre d’affaires dépend de ce flux, qui devient critique. Une facture non récupérée peut en plus coûter des pénalités ou faire perdre un escompte.

Il revient donc à la sécurité du SI d’assurer la haute disponibilité nécessaire : Le processus continue de fonctionner et l’entreprise évite un coût financier.

Synergie capitalisée

La loi cherche aussi à rendre les entreprises plus performantes et plus numériques : Factures traitées à 100 % en numérique, reporting ou déclarations réglementaires automatisés.

La sécurité du SI doit suivre : Elle aligne les applications en place (solution comptable, ERP) sur ces nouveaux processus et fait durer ces gains de performance.

Écarts au corrigé officiel

Sur 3 points, cette proposition s’écarte du corrigé officiel du CRCF. Chaque écart repose sur le sujet, un calcul refait ou un texte en vigueur à la date de l’épreuve.

Questions fréquentes

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