Pour comptabiliser un paiement fournisseur, on débite le compte 401 (Fournisseurs) et on crédite le compte 512 (Banque). Pour un encaissement client, on débite le compte 512 (Banque) et on crédite le compte 411 (Clients). Le paiement solde la dette fournisseur, l'encaissement solde la créance client. Ces écritures ne comportent pas de TVA : la TVA a déjà été enregistrée lors de la comptabilisation de la facture d'achat ou de vente.

Cet article présente les écritures de règlement par virement, chèque, carte bancaire et espèces, avec un exemple chiffré complet traité côté acheteur et côté vendeur.

1. Principe : pourquoi pas de TVA au règlement ?

La TVA est enregistrée au moment de la facturation (pour les biens) ou de l'encaissement (pour les services, sauf option sur les débits). Lors du règlement d'une facture de biens, la TVA a déjà été comptabilisée. L'écriture de paiement porte donc uniquement sur le montant TTC : on solde la dette (401) ou la créance (411) en contrepartie du compte de trésorerie (512, 514, 530).

En conséquence, l'écriture de règlement ne fait jamais intervenir de compte de charge (6xx) ni de produit (7xx). C'est un simple mouvement de trésorerie qui éteint une dette ou une créance.

2. Schéma d'écriture : paiement fournisseur

Lorsque l'entreprise règle son fournisseur par virement bancaire, elle enregistre l'écriture suivante dans le journal de banque :

Lecture : la dette fournisseur diminue (débit du compte 401, passif qui diminue). La trésorerie diminue (crédit du compte 512, actif qui diminue).

3. Écriture d'encaissement client

Lorsque l'entreprise reçoit le règlement de son client, elle enregistre :

Lecture : la trésorerie augmente (débit du 512, actif en hausse). La créance client diminue (crédit du 411, actif en baisse). Le client a payé : la créance est soldée.

4. Comptes selon le moyen de paiement

4.1. Virement bancaire

Le virement est le moyen de paiement le plus courant entre entreprises. Le compte utilisé est le 512 (Banque). L'écriture est directe : débit 401 / crédit 512 pour un paiement, ou débit 512 / crédit 411 pour un encaissement.

4.2. Chèque bancaire

Deux approches sont possibles :

• Méthode directe : on crédite directement le compte 512. Simple mais moins précis pour le suivi.
• Méthode avec compte d'attente : on crédite d'abord le compte 5112 (Chèques à encaisser) lors de la réception du chèque, puis on débite 512 / crédite 5112 lors de l'encaissement effectif par la banque.

4.3. Carte bancaire

Le paiement par carte bancaire est assimilé à un virement. L'écriture passe directement par le compte 512. Si le terminal de paiement engendre un décalage de crédit (J+1), on peut utiliser un compte d'attente 5115 (Cartes bancaires à encaisser).

4.4. Espèces

Les paiements en espèces transitent par le compte 530 (Caisse). L'écriture est identique au virement, en remplaçant le 512 par le 530.

5. Exemple chiffré complet

La société DECORPLUS a reçu le 05/04 une facture de la société FOURNITOUT pour l'achat de fournitures de bureau :

• Montant HT : 2 000,00 €
• TVA 20 % : 400,00 €
• Montant TTC : 2 400,00 €

Le 15/04, DECORPLUS règle FOURNITOUT par virement bancaire pour le montant total de 2 400,00 €.

Le 18/04, DECORPLUS encaisse par virement le règlement de son client BOUTIKDECO pour une facture de vente de 3 600,00 € TTC (3 000,00 € HT + 600,00 € TVA).

6. Corrigé côté acheteur (DECORPLUS)

6.1. Enregistrement de la facture d'achat (05/04)

6.2. Paiement fournisseur par virement (15/04)

Vérification : après cette écriture, le compte 401 FOURNITOUT présente un solde nul (2 400 au crédit le 05/04, puis 2 400 au débit le 15/04). La dette est éteinte.

6.3. Encaissement client BOUTIKDECO (18/04)

7. Corrigé côté vendeur (FOURNITOUT)

7.1. Enregistrement de la facture de vente (05/04)

7.2. Encaissement du virement de DECORPLUS (15/04)

Symétrie : le paiement de DECORPLUS (débit 401 / crédit 512) est le miroir de l'encaissement de FOURNITOUT (débit 512 / crédit 411). Les deux comptes de tiers sont soldés simultanément.

8. Cas particuliers

8.1. Règlement partiel

Si le client ou le fournisseur ne règle qu'une partie de la facture, l'écriture est identique mais pour le montant partiel. Le solde du compte de tiers reste débiteur (client) ou créditeur (fournisseur) pour le reliquat.

8.2. Frais bancaires sur encaissement

Si la banque prélève des frais sur l'encaissement (par exemple des frais de remise de chèque), ceux-ci sont enregistrés au débit du compte 627 (Services bancaires et assimilés) :

8.3. Paiement avec escompte pour règlement anticipé

Si le fournisseur accorde un escompte de règlement, la différence est enregistrée au crédit du compte 765 (Escomptes obtenus) chez l'acheteur. Consultez notre article dédié aux RRR et escomptes pour le détail des écritures.

9. FAQ

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